HubSpot mit SAP Business One oder Microsoft Dynamics verbinden: Wege, Daten und Vorgehen

HubSpot lässt sich mit SAP Business One und Microsoft Dynamics verbinden: über eine App aus dem HubSpot App Marketplace, über eine Middleware oder über eine eigene API-Anbindung. Welcher Weg passt, entscheidet euer Anwendungsfall, also welche ERP-Daten Vertrieb, Marketing und Service in HubSpot brauchen und welches System für welche Daten führend ist. Bei Mark Lotse begleiten wir solche Anbindungen von der ersten Bestandsaufnahme bis in den Betrieb.

Für B2B-Unternehmen mit Aufträgen, Rechnungen und Verträgen im ERP ist die Anbindung der Schritt, mit dem alle Teams auf derselben Datenbasis arbeiten. Der Vertrieb sieht die Auftragshistorie am Unternehmen, der Service kennt den Stand eines Kunden, und das Reporting greift auf eine Quelle zu.

Welche Wege gibt es, HubSpot mit einem ERP zu verbinden?

Für die Anbindung eines ERP an HubSpot stehen drei Wege zur Wahl. Sie unterscheiden sich in Aufwand, Flexibilität und Betrieb.

• App aus dem HubSpot App Marketplace: Ein Anbieter liefert eine fertige Verbindung mit vorgegebenem Datenmodell. Ihr richtet sie mit wenig Aufwand ein, der Anbieter pflegt die Verbindung.
• Middleware oder iPaaS: Eine Integrationsplattform sitzt zwischen den Systemen. Sie erlaubt eigene Zuordnungen, Regeln und die Anbindung weiterer Systeme.
• Eigene API-Anbindung: Entwickler bauen die Verbindung direkt über die Schnittstellen beider Systeme. Das passt zu besonderen Datenmodellen und großen Datenmengen und braucht dauerhaft jemanden, der die Anbindung pflegt.

Wir prüfen die Wege in dieser Reihenfolge: zuerst die fertige App, dann die Middleware, zuletzt die Eigenentwicklung. So zahlt ihr für Komplexität nur dort, wo euer Anwendungsfall sie braucht.

Wie bindet ihr SAP Business One an HubSpot an?

SAP Business One verbindet ihr über Apps geprüfter Partner aus dem HubSpot App Marketplace. Laut HubSpot decken Commercient SYNC, ERP Bridge und MARINI unter anderem SAP Business One ab. Für SAP S/4HANA und SAP ECC nennt HubSpot Anbindungen über eine eigene API, OData oder iPaaS-Lösungen.

Als Daten nennt HubSpot unter anderem Kunden und Kontakte, Aufträge, Rechnungen, Produkte, Bestand und Preislisten. Wie sie in HubSpot ankommen, legt jede App selbst fest. Im Marketplace-Eintrag von SAP B1 SYNC (Commercient) werden Kunden zu Unternehmen, Aufträge und Rechnungen zu Deals sowie Produkte, Bestand und Preislisten zu Produkten.

Prüft vor der Auswahl drei Punkte im Marketplace-Eintrag und in einem Test:

• Sync-Richtung: Manche Apps übertragen Daten nur aus SAP nach HubSpot, andere in beide Richtungen. Achtet dabei auch auf die Preisstufen der App.
• Zuordnung der Objekte: Landen Aufträge als Deals, als Bestellungen oder in einem eigenen Objekt? Das bestimmt, wie ihr später berichtet.
• HubSpot-Edition: Für erweiterte benutzerdefinierte Feldzuordnungen empfiehlt HubSpot Bestandskunden Data Hub Starter oder höher (Stand: Oktober 2026). Für neue Konten im neuen Preismodell nennt HubSpot dazu noch keine Bedingung.

Wie verbindet ihr Microsoft Dynamics mit HubSpot?

Microsoft Dynamics verbindet ihr über eine von zwei HubSpot-Integrationen, je nachdem, welche Dynamics-Anwendung ihr nutzt: Business Central für Finanzen, Fertigung und Versand oder Dynamics 365 mit Leads und Opportunities für den Vertrieb.

Business Central

Microsoft beschreibt Business Central als Business-Management-Lösung für kleine und mittelgroße Unternehmen, die unter anderem Finanzen, Fertigung, Vertrieb, Versand und Projekte abdeckt. Die App Microsoft Business Central im HubSpot App Marketplace stammt von HubSpot selbst. Laut Marketplace-Eintrag tauscht sie Daten in Echtzeit in beide Richtungen aus (Stand: Oktober 2026):

• Kunden mit Kontakten
• Artikel mit Produkten
• Verkaufschancen mit Deals
• Verkaufsaufträge mit Bestellungen

Laut Eintrag landen Kunden aus Business Central als Kontakte in HubSpot. Im B2B arbeitet ihr meist auf Ebene der Unternehmen, deshalb klärt ihr im Mapping früh, wie Kontakte ihrem Unternehmen zugeordnet werden. Für eigene Feldzuordnungen nennt der Eintrag Data Hub Starter oder höher, auf Microsoft-Seite ein Business-Central-Abo (Essentials, Premium oder Team Members).

Dynamics 365 mit Leads und Opportunities

Für Dynamics 365 bietet HubSpot eine eigene Integration, die Daten in eine oder in beide Richtungen abgleicht. Bis zu zwei Dynamics-365-Instanzen lassen sich mit einem HubSpot-Account verbinden. Abgeglichen werden laut HubSpot unter anderem Accounts, Kontakte und Leads, Opportunities, Produkte, Rechnungen, Sales Orders, Aktivitäten und eigene Tabellen (Stand: Oktober 2026).

Die Integration steht in allen HubSpot-Plänen zur Verfügung. Bestandskunden brauchen für eigene Feldzuordnungen ein kostenpflichtiges Data Hub und für Workflows eine Professional- oder Enterprise-Edition. Für neue Konten im neuen Preismodell nennt HubSpot zu den Feldzuordnungen noch keine Bedingung.

Dieselbe Integration hilft auch, wenn ihr Dynamics 365 als CRM ablöst und beide Systeme eine Zeit lang parallel laufen. Wie so ein Umzug abläuft, beschreibt unser Artikel Von Microsoft Dynamics zu HubSpot migrieren. Ob sich der Wechsel lohnt, zeigt unser Vergleich HubSpot Sales Hub vs. Dynamics 365 Sales.

Welche ERP-Daten braucht ihr in HubSpot?

In HubSpot gehören die ERP-Daten, mit denen eure Teams eine konkrete Entscheidung treffen. Jedes zusätzliche Feld braucht Zuordnung, Tests und Pflege. Startet deshalb mit wenigen Daten und erweitert später.

• Vertrieb: Aufträge, Rechnungen und Produkte am Unternehmen. Eure Vertriebler bereiten Gespräche mit der vollständigen Kundenhistorie vor.
• Verlängerungen und Kundenbindung: Liegen Vertragslaufzeiten im ERP, können sie in HubSpot rechtzeitig Aufgaben oder Workflows auslösen. Gerade Software- und IT-Unternehmen mit Abos und Wartungsverträgen sehen so jede anstehende Verlängerung.
• Marketing: Produktgruppen und Kaufhistorie für Segmente. Kampagnen erreichen die Kunden, für die ein Angebot passt.
• Service: Aufträge und Rechnungen am Ticket. Eure Servicemitarbeitenden beantworten Fragen ohne Umweg über die Buchhaltung.

Wie läuft eine ERP-Anbindung Schritt für Schritt ab?

Eine ERP-Anbindung läuft in vier Schritten: Discovery, Architektur, Umsetzung und Betrieb. Die wichtigsten Entscheidungen fallen, bevor jemand eine Verbindung einrichtet.

1. Discovery: Systeme und Datenflüsse aufnehmen

Wer braucht welche Daten wofür? Eine Liste mit Team, Datenfeld und Zweck reicht als Start. Dazu legt ihr je Datentyp das führende System fest, zum Beispiel Stammdaten und Rechnungen im ERP, Kontaktdaten und Marketing-Einwilligungen in HubSpot.

2. Architektur: Weg und Sync-Regeln festlegen

Jetzt wählt ihr den Weg: App, Middleware oder eigene Anbindung. Ihr legt die Sync-Richtung je Objekt fest und bestimmt, welches System gewinnt, wenn beide Seiten denselben Datensatz ändern.

3. Umsetzung: bereinigen, zuordnen, testen

Dubletten und uneinheitliche Firmennamen löst ihr vor dem ersten Abgleich auf. Sonst überträgt die Anbindung die Fehler in beide Systeme. Danach ordnet ihr Felder und Objekte zu, testet mit einem begrenzten Datensatz und lasst das Ergebnis von euren Key-Usern abnehmen.

4. Betrieb: Monitoring und Pflege sichern

Monitoring, Fehlermeldungen, Dokumentation und eine verantwortliche Person halten die Anbindung stabil, auch nach Updates beider Systeme.

Wie lange das dauert, hängt vom Weg ab. Standard-Anbindungen stehen nach unserer Erfahrung in Tagen bis wenigen Wochen, individuelle ERP-Integrationen brauchen mehrere Wochen.

Welche Fehler bremsen eine ERP-Integration aus?

Drei Fehler lassen sich schon vor dem technischen Teil vermeiden. Bleibt offen, welches System führt, überschreiben sich Daten gegenseitig. Werden alle verfügbaren Felder übertragen, wird HubSpot unübersichtlich und das Team verliert das Vertrauen in die Daten. Fehlt nach dem Go-live eine verantwortliche Person, bemerkt niemand, wenn ein Abgleich hängt.

Plant deshalb die Datenqualität und den Betrieb von Anfang an mit ein. Beides lässt sich in der Vorbereitung klären und spart später Nacharbeit.

ERP-Anbindung mit Mark Lotse

Bei Mark Lotse begleiten wir ERP-Integrationen von der Discovery bis in den Betrieb. Erfahrung haben wir mit SAP-, Dynamics- und DATEV-Anbindungen. Wir starten mit dem Anwendungsfall, wählen den einfachsten Weg, der ihn abdeckt, und übergeben euch Datenmapping, Monitoring und Dokumentation. Wie wir dabei vorgehen, beschreibt unsere Seite zu HubSpot-Integrationen.

Prüft vor der Anbindung, wie sauber eure HubSpot-Daten sind. Das HubSpot Data Quality Audit zeigt euch Dubletten, Inkonsistenzen und Datenflüsse und liefert eine priorisierte Maßnahmenliste.

Fragen zur Verbindung von HubSpot mit SAP und Dynamics