Von Microsoft Dynamics zu HubSpot migrieren: Ablauf, Datenmapping und Stolpersteine

Eine Migration von Microsoft Dynamics 365 (früher Dynamics CRM) zu HubSpot läuft für B2B-Unternehmen mit gewachsenen Daten, Prozessen und Integrationen in vier Phasen: Analyse, Mapping, Testlauf und Umzug. Den Ausschlag gibt das Mapping. Ihr legt vorher fest, welche Dynamics-Tabelle in welchem HubSpot-Objekt landet, welche Daten mitgehen und welche Abläufe ihr in HubSpot neu aufbaut.

Ob sich der Wechsel für euch lohnt, zeigen unser Vergleich HubSpot Sales Hub vs. Dynamics 365 Sales und der Praxisleitfaden „Von Microsoft Dynamics zu HubSpot“. Wer die Entscheidung getroffen hat, plant als Nächstes den Umzug.

Welche Daten wandern von Dynamics nach HubSpot?

Von Dynamics nach HubSpot ziehen Accounts, Kontakte und Leads, Verkaufschancen, Produkte und Aktivitäten um, dazu bei Bedarf Bestellungen, Rechnungen und eigene Tabellen.

Dynamics speichert Daten in Tabellen, früher Entitäten. Für die Standardtabellen gibt es in HubSpot ein festes Gegenstück. In seiner Dynamics-Integration ordnet HubSpot sie so zu (Stand: Oktober 2026):

Zwei Punkte brauchen früh eine Entscheidung. Leads und Kontakte aus Dynamics landen in HubSpot beide als Kontakt. Den Unterschied bildet ihr zum Beispiel über die Lebenszyklusphase ab. Eigene Tabellen werden zu Custom Objects. Bestandskunden bekommen sie nur mit einer Enterprise-Edition. Im neuen Preismodell für neue Konten führt HubSpot Custom Objects bereits ab Professional. Ohne Custom Objects klärt ihr im Mapping, ob Properties an bestehenden Objekten ausreichen.

Wie läuft die Migration Schritt für Schritt ab?

Die Migration läuft in vier Schritten: Analyse, Mapping, Testlauf und Umzug.

1. Analyse: das Altsystem aufnehmen

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme von Datenmodell, Prozessen und Integrationen. Bei Dynamics gehören dazu die eigenen Felder und Tabellen, die Geschäftsprozessflüsse und Power-Automate-Flows sowie alle angebundenen Systeme. Ergebnis ist ein Migrationsplan mit klarem Umfang und Stichtag.

2. Mapping: jedes Feld bekommt ein Ziel

Jede Tabelle und jedes Feld erhält ein Ziel in HubSpot. Auswahllisten aus Dynamics werden zu Dropdown-Properties mit denselben Werten. Ihr legt fest, wie Kontakte, Unternehmen und Deals miteinander verknüpft werden und welche Deal-Phase in HubSpot zu welcher eurer Verkaufsphasen passt.

Das Mapping ist auch der richtige Moment zum Aufräumen. Dubletten, Karteileichen und ungenutzte Felder bleiben zurück. Wie ihr eure Daten in HubSpot danach sauber haltet, zeigt unser Artikel HubSpot-Daten für KI-Agents vorbereiten.

3. Testlauf: Probemigration mit eurem Team

Vor dem Umzug läuft eine Probemigration. Eure Key User prüfen, ob Zuordnungen, Historie und Owner stimmen. In Dynamics hängt jede Verkaufschance über das Feld „Potential Customer“ an einem Account oder einem Kontakt. Achtet im Test darauf, dass jeder Deal in HubSpot mit dem richtigen Unternehmen oder Kontakt verknüpft ist. Fehler korrigiert ihr im Mapping und wiederholt den Test, bis das Ergebnis passt.

4. Umzug: Produktivmigration und Go-live

Zum Stichtag zieht der Datenbestand inklusive Historie und Aktivitäten um, am besten an einem Wochenende oder in einer ruhigen Phase. Legt fest, dass ab dann niemand mehr Daten in Dynamics pflegt, zum Beispiel über Sicherheitsrollen mit reinen Leserechten. So bleibt HubSpot das einzige System mit aktuellen Daten. Mit Schulung und Begleitung in den ersten Wochen findet sich euer Team schnell in HubSpot zurecht.

Welche Stolpersteine sind bei Dynamics typisch?

Typisch sind vier Stolpersteine: gewachsene Anpassungen, Automatisierungen, Abschlussdaten und Integrationen.

• Gewachsene Anpassungen: Ältere Dynamics-Instanzen haben oft viele eigene Felder und Tabellen. Für jedes Element entscheidet ihr: übernehmen, zusammenlegen oder weglassen.
• Automatisierungen: Geschäftsprozessflüsse, Plug-ins und Power-Automate-Flows baut ihr in HubSpot als Workflows neu auf. Workflows gibt es in HubSpot ab den Professional-Editionen, im alten wie im neuen Preismodell. Marketing Hub Starter bietet Bestandskunden nur einfache Workflows für Marketing-E-Mails. Beim Neuaufbau sortiert ihr zugleich alte Regeln aus.
• Abschlussdaten: Tatsächlichen Umsatz, Abschlussdatum und weitere Angaben zum Abschluss einer Verkaufschance speichert Dynamics in einer eigenen Aktivität „Opportunity Close“. Plant diese Angaben im Mapping ein, damit Reporting und Forecast in HubSpot vollständig sind.
• Integrationen: Hängt ein ERP oder ein anderes Fachsystem an Dynamics, muss die Schnittstelle künftig mit HubSpot sprechen. Das plant ihr in der Analyse mit. Mehr dazu zeigt unsere Seite zu HubSpot-Integrationen.

Geht ein Parallelbetrieb mit Synchronisation?

Ja. HubSpot bietet eine Integration mit Microsoft Dynamics 365, die Daten in eine oder in beide Richtungen synchronisiert. Sie hilft, wenn Teams nacheinander wechseln, zum Beispiel Marketing vor dem Vertrieb. Eigene Feldzuordnungen in dieser Integration setzen bei Bestandskunden einen kostenpflichtigen Data Hub voraus. Für neue Konten im neuen Preismodell nennt HubSpot dazu noch keine Bedingung.

Für die endgültige Ablösung bleibt die Migration mit Mapping und Testlauf der saubere Weg. Die Synchronisation überbrückt die Zeit bis dahin.

Migration mit Mark Lotse

Bei Mark Lotse begleiten wir die Migration von Microsoft Dynamics zu HubSpot von der Analyse bis zum Go-live, bei komplexen Systemlandschaften gemeinsam mit unserem Partner Thalox AG.

Vor dem Umzug klären wir mit euch, welche Prozesse ihr eins zu eins mitnehmt und welche ihr in HubSpot einfacher löst. Nach dem Go-live schulen wir euer Team, damit ihr HubSpot selbst betreibt und weiterentwickelt. Ablauf und Leistungsumfang findet ihr auf unserer Seite Migration zu HubSpot.

Für die Entscheidung im eigenen Haus liefert der Praxisleitfaden „Von Microsoft Dynamics zu HubSpot“ einen Funktionsvergleich, eine Kostenrechnung und einen 5-Punkte-Wechsel-Check. Damit begründet ihr den Wechsel gegenüber Geschäftsführung und Vertrieb.

→ Leitfaden herunterladen

Fragen zur Migration von Dynamics zu HubSpot